W urzędowych pismach ma być wiadomo, kto do kogo pisze, a jedno zdanie ma wynikać z poprzedniego. Pilnować tego będą koordynatorzy ds. prostego języka.
Zarządzenie w sprawie wprowadzenia w urzędzie miasta prostego języka oraz języka łatwego do czytania i zrozumienia podpisał wiceprezydent Michał Olszewski. Wiceprezydent tłumaczy w nim, w jaki sposób skonstruować przekaz, by był on jasny i zrozumiały.
„Prosty język jako narzędzie komunikacji jest:
1) zwięzły – piszemy tylko to, co jest ważne dla odbiorcy i zaczynamy od głównej informacji. Nie powtarzamy tego, co odbiorca wie. Każde zdanie zawiera osobną myśl;
2) precyzyjny – budujemy krótkie zdania (tylko w szczególnych przypadkach mogą przekraczać 20 słów) i w naturalnym szyku podmiot-orzeczenie-dopełnienie (kto-co-kiedy, jak, gdzie). Unikamy zdań wielokrotnie złożonych i zbędnych wyrażeń;
3) logiczny – jedno zdanie wynika z poprzedniego, kolejny akapit z poprzedniego akapitu;
4) bezpośredni – w tekście wiadomo kto do kogo pisze, nazywamy nadawcę i odbiorcę. Używamy czasowników w stronie czynnej. Unikamy strony biernej i rzeczowników odczasownikowych;
5) dostępny – stosujemy powszechnie używane słowa. Unikamy terminów specjalistycznych, a jeśli nie można, wyjaśniamy je;
6) niewykluczający – zrozumiały również dla osób ze szczególnymi potrzebami – m.in. bez wykształcenia, starszych, z niepełnosprawnościami i obcokrajowców, którzy słabo mówią po polsku;
7) ukierunkowany – myślimy o tym, dla kogo jest treść. Dostosowujemy poziom języka do adresata” – czytamy w zarządzeniu.
Dyrektorzy miejskich biur i burmistrzowie dzielnic będą teraz nadzorować, by urzędnicy stosowali prosty, łatwy do zrozumienia język. Organizacją spraw dotyczących prostego języka mają zająć się koordynatorzy ds. dostępności lub osobni koordynatorzy ds. prostego języka.